Bugün pek çok kurumda İK operasyonu dijital görünse de arka planda büyük ölçüde manuel ilerliyor. İşe alım, özlük, bordro ve masraf süreçleri farklı ekiplerin sorumluluğunda ve çoğu zaman birbirinden bağımsız sistemlerde yürütülüyor. Bir aday işe alım ekibinden özlük ekibine, oradan bordroya geçerken aynı bilgiler her aşamada yeniden giriliyor. Sistemler birbiriyle konuşmadığında veri parçalanıyor ve kurumlar çoğunlukla geçmişe dönük raporlarla yetinmek zorunda kalıyor.
Farklı sistemlerde tutulan verilerin entegre edilememesi ve manuel iş yükü, dünya genelinde de şirketlerin operasyonel verimliliğini ve stratejik karar alma kapasitesini sınırlayan sorunlar arasında yer alıyor. Bu ihtiyaca Türkiye'den yerli bir teknoloji çözümü sunan BİS Çözüm, geliştirdiği Plena Pro ile çalışanların özlük, izin ve bordro süreçlerini yöneten Plena İnsan, masraf ve harcamaları takip eden Plena Masraf, çalışan belgelerini dijital ortamda saklayan Plena Arşiv ve aday başvurularından işe alım süreçlerine kadar uzanan Plena İşe Alım ürünlerini tek platformda buluşturuyor. Böylece farklı ekiplerin yürüttüğü süreçler ortak bir veri yapısında birleşirken, İK ekipleri güncel veriler üzerinden daha bütüncül değerlendirmeler yapabiliyor ve karar süreçlerini öngörüyle yönetebiliyor.
BİS Çözüm Kurumsal Uygulamalardan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı ve ortağı Gizem Güneşdoğdu, sorunun İK ekiplerinde değil kullanılan araçlarda olduğunu vurguladı: “Son üç yılın önemli bir kısmını sahada, İK ekipleriyle yan yana geçirdik. Gördüğümüz şey dijital görünümlü manuel operasyondu. Ekipler işini çok iyi yapıyor ama araçlar onlara ek iş çıkarıyor. Oysa İK’da sistem iş çıkarmak için değil, işleri kolaylaştırmak için var. Plena Pro’yu bu yüzden kurguladık.”
Veri bir araya gelince öngörü nokta atışı oluyor
Güneşdoğdu, bu yaklaşımı şöyle anlattı: “Veri dağınıkken sorunları ancak oluştuktan sonra fark edebilirsiniz. Veri bir aradayken ise sorunu oluşmadan görürsünüz. Hangi çalışanın dosyasında hangi belgenin eksik olduğunu denetimden önce, hangi kadro talebinin norm kadronun dışında kaldığını onay vermeden, hangi adayın kurumun kendi kriterlerine en yakın olduğunu süreç bitmeden görebiliyorsunuz. Öngörü de tam burada başlıyor. Doğru veriyle, doğru anda karar verebilmek. Biz buna anlayan, öngören ve dönüştüren İK diyoruz.”
Rutin operasyon yapay zekada, İK stratejisi insanda
Rutin operasyon sisteme devredildiğinde İK ekiplerine stratejik işler için zaman kalıyor. Kariyer yönetimi modülü, çalışanların kariyer yollarını, terfi ve yedekleme süreçlerini sistematik biçimde takip ederek kurum içindeki potansiyelin görünür olmasını sağlıyor.
“Bir İK ekibinin değeri belge takip etmekte değil, kurumdaki potansiyeli görüp onu büyütmekte” diyen Güneşdoğdu, şöyle devam etti: “Yapay zekayı bir vitrin özelliği olarak değil, ekiplerin gerçekten zaman kaybettiği noktalara yerleştirdik. Aday skorlamada ise etik ilkeleri ve kurumun kendi kültürünü merkeze alıyoruz; kriterleri kurum belirliyor. Rutin operasyon yapay zekada, İK stratejisi insanda olmalı.”
Güneşdoğdu, veri güvenliğine de dikkat çekti: “32 yıldır bankacılık sektörüne, BDDK denetimlerine tabi bir disiplinle yazılım geliştiriyoruz. Çalışan verisi bir kurumun en hassas verilerinden biri. Plena Pro’yu da aynı güvenlik ve denetim standartlarıyla, kendi Ar-Ge merkezimizde geliştiriyoruz. KVKK onay takibinden veri anonimleştirme ve imhaya kadar tüm adımlar platformun içinde.”
